031 電話会議のセットアップ法

以前、アメリカでは電話会議が非常に多いという話をしましたが、電話会議をセットアップする際には、Microsoft Office の Email ソフトの Outlook 等を使って、Meeting request（会議の招待状）を送るのが一般的です。招待を受け取った側は、招待に応じる（「Accept」する）と、そのスケジュールがそのまま自分のカレンダーに書き込まれるので便利です。

電話会議のシステムによっては、オペレーターがいたり、パスワードの他に会議番号が必要なものもあるようですが、一般的なシステムですと、電話番号とパスワードのみあれば電話会議に参加できます。

ちなみに、私の職場では、電話会議が頻繁に行われるため、中間管理職以上の各個人に、電話会議用の電話番号（とそれに伴うパスワード）が支給されます。この電話番号とパスワードを、日時と件名とともに参加者に Meeting Request を送れば、電話会議の設定が完了します。

なお、この Meeting Request、人によって色々と呼び方が違い、

• Meeting request
• Meeting invitation/invite
• Outlook request
• Outlook invitation/invite

などと呼ばれたりします。電話会議の場合には Meeting を Call に変えて、

• Call request
• Call invitation/invite

などと呼ぶ人もいます。ちなみに、電話会議用の番号のことは、

• Dial-in number、又は単に
• Dial-in
• Cal-in number、又は単に
• Call-in

と呼ぶのがアメリカでは一般的です。パスワードは、そのまま

• Password
• Passcode
• Access code

などです。最後に、ご参考までに、私の典型的な Meeting invite は、たいていこんな感じです。

　　RE: Project X Kickoff Call
　　Date/time: January 1, 2018, 3pm EST
　　Dial-in: 1-800-xxx-xxxx
　　Password: 1234

　　All,
　　Here is the dial-in for the Project X kickoff call.
　　Thanks,
　　Takeshi

すでにミーティングの意図や内容などについてもう他で話し合われているような場合ですと、メッセージは特に入れなくてもいいと思います。また、テレコンで使う資料をここに添付しておいたりもできます。